Qué es y cómo implementar una Oficina de Gobierno de Datos
Una oficina de gobierno de datos es el área encargada de la administración, gestión y control de los datos en la organización, es decir, es el área que crea las directrices, reglas y políticas que permiten dar el tratamiento adecuado a los datos, además de velar por el cumplimiento de normativas gubernamentales relacionadas con la regulación y protección de los datos.
En las organizaciones donde se implementa una oficina de gobierno de datos, se busca que la cultura evolucione hacia una cultura Data Driven, es decir, se induce y se cultiva un ambiente donde los colaboradores toman decisiones basadas en datos. Se evidencia de esta manera, que las personas son el principal elemento a considerar, para llevar a feliz término la transformación digital vinculada al Gobierno de Datos.
Con relación a las personas y a la cultura organizacional, se recomienda implementar la oficina de gobierno de datos en tres etapas, considerando a la vez, que antes de pasar de una etapa a la siguiente, se debe alcanzar cierto grado de madurez.
Etapas de conformación:
1.Primera etapa: creación del Centro de Excelencia Analítica o Comité del Dato
2.Segunda etapa: conformación de la Oficina del Dato
3.Tercera etapa: establecer o consolidar la Oficina del Gobierno de Datos
Centro de Excelencia Analítica o Comité del Dato
Se encarga de abordar los temas relacionados a los datos que se generan y consumen en la organización, así como plantear las áreas de conocimientos del dato que se van a afrontar.
Por razones económicas y de eficiencia operacional, se recomienda inicialmente comenzar con un Comité o Centro de Excelencia Analítica. Este comité debe agrupar personas de distintas áreas del negocio, incluyendo a las del área de TI, para realizar reuniones que tienen como finalidad evaluar y validar los temas relacionados con los datos. En un inicio esas reuniones pueden tomar de 1 a 4 horas semanales.
En esa etapa inicial se comunica y exhorta a los colaboradores a que generen datos de calidad, a utilizar metadatos, a visualizar y analizar la información correcta, entre muchas otras actividades a realizar.
En esta fase también se recomienda comenzar la transformación cultural de la organización para convertirla en una cultura Data Driven, es decir, que los colaboradores de la organización tomen decisiones basados en datos.
Los colaboradores que conforman el comité deben seleccionar el marco de trabajo (ej.: DAMA) por el cual se van a guiar, además tienen que monitorear y evaluar el entorno externo para conocer los estándares, así como dar seguimiento a las leyes o modificaciones que se vayan promulgando, con el fin de que la organización adopte esas normativas y cambios, para evitar o minimizar los riesgos de incumplimientos.
A medida que el comité va abarcando las distintas áreas de conocimiento del Gobierno de Datos (calidad, seguridad, arquitectura, metadatos, datos maestros, entre otras), a su vez alcanzará un grado de madurez que le llevará a demandar mayor tiempo de atención de los involucrados.
Oficina del Dato
En la segunda etapa se implementa la oficina del dato con todo lo que ello implica, es decir, hay que crear procesos y cambios en la estructura, que permitan la implementación de dicha oficina. Es la consecuencia natural del crecimiento del Comité o Centro de Excelencia Analítica. En esta etapa, la organización habrá alcanzado un grado de madurez, logrando que los colaboradores den mayor importancia a los datos y facilitando su debido tratamiento. También se continuarán los procesos de establecimiento de políticas para datos, de manera más formal. A nivel cultural, tanto colaboradores como gerencias toman mayor conciencia de que hay un área en la organización que se encarga de dictar las directrices para el uso y consumo de los datos.
Oficina de Gobierno de Datos
Para pasar a la tercera etapa, debemos tener presente que la palabra gobierno tiene implícito el cumplimiento de normativa, regulaciones y controles y es en esta fase donde la Oficina del Dato adquiere el nombre de Oficina de Gobierno de Datos.
En ese momento la organización alcanza un alto grado de conocimiento en normativas, leyes, estándares y procesos, así como en metodologías ágiles que le permitirán formular, implementar y controlar iniciativas vinculadas con las distintas áreas de conocimiento del Gobierno de Datos. La oficina estará operativa con algunos requerimientos de proyectos que tendrá que priorizar, utilizando en los mismos, metodologías como Scrum ágil, para lograr productos o resultados en periodos de dos a cuatro semanas.
Es importante destacar que el Gobierno de Datos no es un proyecto sino un proceso de mejora continua y las organizaciones pueden implementarlo de acuerdo con sus necesidades y requerimientos, sin tener que realizar el recorrido de las tres etapas propuestas, sin embargo, para una debida gestión del cambio la experiencia práctica recomienda las tres etapas antes mencionadas.
Para culminar, es importante señalar que los colaboradores de las organizaciones tienen una resistencia natural al cambio, pero si inicialmente se les pide a esas mismas personas que participen de un Comité de Excelencia Analítica, la disposición será distinta, ya que entenderán los beneficios de todo el proceso, desde un inicio. Posteriormente, como un proceso natural y debido a la importancia de la materia, también entenderán que debe existir un ente que maneje y gestione los datos, comprendiendo a la vez la importancia de cumplir con las normativas y regulaciones que dicte la Oficina de Gobierno de Datos.
Siguiendo la propuesta mencionada, de las tres etapas, se puede lograr la implementación de una Oficina de Gobierno de Datos, con un cambio progresivo que permite incorporar la cultura Data Driven a la organización.
Félix Ramírez
Product Manager, Excibit Corp.
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