¿Cómo saber si necesitamos Gobierno de Datos?
En muchas organizaciones se presentan problemas relacionados a las áreas de conocimiento del Gobierno de Datos, los cuales pueden ser interpretados también como puntos de dolor a evaluar.
Si desea saber cómo identificar los puntos de dolor relacionados a la necesidad de implementar gobierno de datos, entonces le recomendamos este artículo.
¡Comencemos!
Su organización necesita gobierno de datos cuando:
Carece de estrategia de datos
Cuando se carece de una estrategia que guie el ejercicio de control de los datos, se dificulta también el adecuado tratamiento de estos, trayendo un impacto negativo en todas las áreas de la organización, así como en su cultura. Este impacto también se presenta en los casos en los que las organizaciones poseen estrategia de datos, pero la misma no está alineada con la estrategia corporativa.
No cumple normativa de datos
El desconocimiento de la ley no justifica su incumplimiento, por eso es importante evaluar la normativa que los países individualmente o en mancomunidad, como el caso de la Unión Europea, donde están aplicando y regulando el tratamiento que se debe realizar con los datos, y en muchos casos, el incumplimiento puede acarrear onerosas multas o demandas legales.
El tratamiento de los datos también incluye a las personas, la mayoría de ellas no están consciente que tienen deberes que cumplir, como la confidencialidad, entre otros. “Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este, estarán sujetas al deber de confidencialidad” (RGPD Artículo 5). Con relación al tratamiento de los datos, hay que tener presente la normativa que corresponda a la profesión, área o país, y cuál es el riesgo de su incumplimiento.
No tiene visualización de la información
En muchos casos, los tomadores de decisión no
tienen disponibilidad de información de manera gráfica o en dashboard, dificultando que puedan responder a preguntas como: ¿Qué pasa si…?, por lo que la implementación de inteligencia de negocios sigue siendo uno de los principales desafíos en las organizaciones. Está área de conocimiento es de vital importancia, ya que al poder visualizar los datos e información se pueden tomar decisiones acertadas y oportunas, así como disminuir los riesgos.
Carece de Arquitectura de Datos
Muy pocas organizaciones poseen una arquitectura de datos, la cual contiene la estructura de los datos, sus definiciones, así como las tecnologías que la integran para brindar el debido soporte al negocio. Cuando se diseña la arquitectura de datos, esta debe ser integrada con una arquitectura mayor, que conocemos como la arquitectura empresarial. Las organizaciones que no definen su arquitectura de datos, tendrán como consecuencia un impacto negativo, afectando el correcto flujo de datos y de la información.
Carece de Seguridad de los Datos
Los datos tienen alta relevancia para las organizaciones, por esta razón, el área de tecnología debe proteger, controlar el resguardo, la confidencialidad y el acceso a los datos, aplicando políticas de privacidad y accesos. También debe reconocer y velar por la privacidad y confiabilidad de los interesados (proveedores, clientes, ciudadanos, entre otros), así como por el cumplimiento de requisitos y procedimientos de autenticación, autorización, acceso y auditoría de datos e información. Carecer de un entorno seguro para los datos, se ha convertido en una gran debilidad en las organizaciones.
Hay baja productividad y retrabajo
La eficiencia se ve impactada, porque la captura, procesamiento y entrega de los datos no tienen calidad, lo que a su vez genera un aumento del uso de los recursos, al producirse duplicidad de almacenamiento, redundancia de datos, retrabajo, etc., provocando así una importante baja en la productividad.
Hay retraso para entregar los datos
Con relación a los datos, el área de tecnología agrega valor por medio de las funciones o actividades que le corresponde, como lo son el resguardo, seguridad y accesibilidad a los datos. Sin embargo, el área de tecnología ve impactada negativamente su gestión y eficiencia, cuando tiene que invertir tiempo y recursos en aplicar reglas de negocios sobre los datos que demandan los usuarios de negocios, cuando esto podría ser realizado directamente por dichos usuarios.
Las áreas de negocios se retrasan por falta de acceso datos
Cuando los usuarios de negocios no pueden auto servirse de los datos para aplicarles directamente las reglas del negocio, dejan de agregar valor, porque se ven perjudicados en los tiempos de ejecución de sus actividades operativas, afectando a la vez la toma de decisiones.
Los datos son inconsistentes
La falta de acceso a datos únicos, verdaderos y de calidad, dificulta la toma de decisiones consistentes y realistas. La inconsistencia de los datos tiene distintos impactos negativos que afectan directamente la cultura organizacional, debido a que generan múltiples conflictos, así como desconfianza en la toma de decisiones.
Necesita validación de los datos
En la mayoría de los casos, los usuarios dueños y responsables de los datos no pueden confirmar, validar ni certificar los datos, por lo que otros usuarios que requieran utilizarlos, saben que no son datos confiables, y que tienen implícito un riesgo a la hora de utilizarlos para tomar decisiones.
Tiene problemas de gestión de contenido y documentación
Cuando se tienen grandes deficiencias en la gestión, almacenamiento, inventario, manejo y control de documentos, tanto impresos como electrónicos (contratos, minutas, reportes, imágenes, etc.), se produce un impacto negativo en la recuperación efectiva y eficiente del contenido y la documentación, así como en el uso de los datos involucrados y en el cumplimiento de requerimientos legales.
Los datos son inconsistentes
Cuando se tienen grandes deficiencias en la gestión, almacenamiento, inventario, manejo y control de documentos, tanto impresos como electrónicos (contratos, minutas, reportes, imágenes, etc.), se produce un impacto negativo en la recuperación efectiva y eficiente del contenido y la documentación, así como en el uso de los datos involucrados y en el cumplimiento de requerimientos legales.
Muchos otros puntos de dolor
Entre otros ejemplos de puntos de dolor están:
- Carecer de repositorios de datos como Data Warehouse, Data Lake
- No tener descripción de los datos (Metadatos)
- No poseer claro los datos maestros, o no conservar Linaje de los datos, etc.
Ante la pregunta, ¿cómo saber si mi organización necesita gobierno de datos?, podemos decir que, si han identificado uno o varios puntos de dolor, entonces requieren implementar gobierno de datos.
En estos casos se recomienda que en la organización se realice una evaluación (assessment), que permite establecer el grado de madurez y que a su vez sirve de insumo inicial, para luego elaborar el camino a seguir (roadmap) para implementar el gobierno de datos.
Félix Ramírez
Product Manager, Excibit Corp.
Trabaje con datos claros y disponibles para cada decisión.
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